1. Gastenlijst opstellen
Bij het opstellen van de lijst met genodigden moet je veel vragen beantwoorden. Hoe goed moeten de feestgangers de hoofdpersonen van het feest kennen? In hoeverre moeten de gasten elkaar kennen? Vraag je familieleden, vrienden of allebei? Hoeveel gasten wil je maximaal op het feest ontvangen? De gastenlijst hoeft in dit stadium nog niet definitief te zijn, maar je moet wel een goed doordacht idee hebben welke groepen je wilt uitnodigen.
2. Feestlocatie regelen
Uit de mogelijke feestlocaties moet je nu een tot drie definitieve kandidaten kiezen. Zet de voor- en nadelen van de verschillende locaties op een rij. Hoeveel personen kun je op er ontvangen? Zijn de locaties goed te bereiken met de auto en het openbaar vervoer? Zijn er voorzieningen voor mensen die slecht ter been zijn? Wat zijn de mogelijkheden voor de catering? En hoe zit het met de kosten? Ga voor je een keuze maakt langs voor een persoonlijk gesprek en leg alle afspraken schriftelijk vast.
3. Catering regelen
Huur je een aparte cateraar in? Ook dan is het verstandig om goede afspraken te maken. Niet alleen de prijzen van cateringbedrijven lopen sterk uiteen. Van de ene cateraar kun je ook meer verwachten dan van de ander. Levert het bedrijf van jouw keuze bijvoorbeeld alleen de hapjes en drankjes, of neemt hij na het feest ook het afval mee terug? Zet de afspraken die je maakt op papier.
4. Entertainment regelen
Wil je live muziek of een dj tijdens het feest? Of een goochelaar, een buikspreker of enkele acteurs? Zodra je een definitieve datum hebt, kun je ook een afspraak met deze entertainers maken. Bespreek hoe lang je van hun diensten gebruik wilt maken en wat je precies van hen verwacht. Vaak valt er met muzikanten en andere kunstenaars over de prijs te onderhandelen. Leg alle gemaakte afspraken vast.
5. Fotograaf of filmer regelen
Wil je het feest professioneel laten vastleggen? Zorg dat je tijdig afspraken maakt met een fotograaf of filmer. Vooral op populaire data is de agenda van fotografen en filmers snel volgeboekt. Bespreek wat je precies wilt laten vastleggen. Wanneer je foto´s of een film wilt laten maken op een bijzondere locatie, dan is dit ook het moment om te zorgen dat deze locatie beschikbaar is.
6. Annuleringsverzekering afsluiten
Op het moment dat je de eerste afspraken maakt, kan het zinvol zijn om een annuleringsverzekering af te sluiten. Met een annuleringsverzekering zorg je ervoor dat je niet met hoge kosten zit wanneer het feest onverwacht niet doorgaat. De meeste annuleringsverzekeringen moeten binnen een bepaalde termijn na het maken van de eerste afspraak worden afgesloten.
7. Thema kiezen
Wanneer je een themafeest wilt geven is dit het moment om het thema te kiezen. Nu kun je nog eenvoudig aanpassingen doen aan de aankleding, de hapjes en drankjes, de uitnodigingen en het promotiemateriaal.
8. Uitnodiging kiezen
Wil je gedrukte uitnodigingen voor het feest versturen? Bij drukkerijen liggen voorbeeldenboeken die je een ruime keuze bieden. Daarnaast is het mogelijk om een unieke uitnodiging te laten drukken. Je kunt hiervoor zelf een ontwerp aanleveren bij de drukker. Maar je kunt ook een ontwerper vragen om een uitnodiging voor je te maken. Middelgrote drukkerijen hebben zelf ontwerpers in dienst. Denk er ook alvast over na of je na het feest bedankjes wilt versturen.
9. Promotie uitdenken
Behalve de uitnodiging zijn er nog veel meer manieren om mensen op je feest te wijzen. Je kunt bijvoorbeeld flyers uitdelen, posters ophangen of een reclamecampagne beginnen. Ga in gesprek met professionals om de mogelijkheden te bespreken. Is het de bedoeling dat de gasten zich het feest nog lang herinneren? Dan kun je ook kleine cadeautjes of bedankjes laten maken om tijdens het feest uit te delen. Dat kunnen bruidssuikers, bonbons of andere eetbare dingen zijn, maar ook sleutelhangers, ballonnen, pennen of kleine spelletjes.
10. Draaiboek maken
Beschrijf stap voor stap welke activiteiten tijdens het feest plaatsvinden en wie hiervoor verantwoordelijk zijn. Denk aan zaken als de levering van hapjes en drankjes, de ontvangst van de gasten en de muziek. Maar vergeet ook niet zaken als het opruimen na het feest te regelen, of het vervoer van de cadeaus naar het huis van de ontvanger. Het draaiboek hoeft in dit stadium nog niet definitief te zijn. Zorg ervoor dat je veranderingen in het draaiboek noteert.