Het organiseren van een feest is een hele onderneming. Er zijn allerlei zaken waar je aan moet denken, van de gastenlijst tot de aanwezigheid van voldoende drankjes. Ook wil je een beetje zicht houden op de kosten, zodat je na afloop niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Feest geven
Een handig hulpmiddel bij het organiseren van een feest is een draaiboek. Hierin schrijf je op wat er allemaal moet gebeuren, wie hiervoor zorgt, wanneer dit gebeurt, en wat het gaat kosten. Het maken van een draaiboek kost wel wat tijd, maar scheelt een hoop stress. Zorg ervoor dat iedereen de bonnetjes en facturen bewaard van de zaken die hij geregeld heeft. Dat maakt het gemakkelijker om de kosten te berekenen en te controleren.
Feest met een doel
Wat wil je met het feest bereiken? Je kunt een feest organiseren om een jubileum of een verjaardag te vieren, om mensen op het bestaan van een organisatie of een product te wijzen, om geld te verdienen of om een bepaalde groep mensen een leuke avond te bezorgen. Zo zijn er nog veel meer redenen te bedenken om een feest te organiseren. Het maakt de organisatie van het feest eenvoudiger als je het doel van het feest steeds voor ogen houdt. Het doel hangt immers nauw samen met de doelgroep van het feest en de activiteiten die je kunt gaan ondernemen. Zorg dat het doel begrijpelijk en haalbaar is.
Een geschikte locatie
Soms ligt de locatie van een feest voor de hand. Bijvoorbeeld bij de feestelijke opening van een bedrijf of het jubileum van een vereniging met een eigen gebouw. Maar vaak zul je een goede feestlocatie moeten regelen. Het is verstandig om tijdig op zoek te gaan naar een geschikte locatie. Je hebt dan nog voldoende tijd om locaties te vergelijken. Je kunt een feest organiseren in je eigen huis of tuin, een partycentrum, restaurant of café. Maar er zijn nog veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld ook eens aan een scoutinggebouw, een overdekte speeltuin of een park. Let er bij het kiezen van een locatie of u toestemming of een vergunning nodig heeft om er een feest te organiseren.
Muziek en licht
Een eenvoudige muziekinstallatie is vaak snel geregeld. Maar wanneer je iets meer wilt, zul je daar tijdig naar op zoek moeten gaan. Zoek een band, een zanger of een DJ die past bij de doelgroep en het soort feest dat je organiseert. Goed gekozen muziek kan de sfeer van het feest verhogen. Vaak vormt de muziek het hoogtepunt van het feest.
Ook licht kan zeer sfeerverhogend werken. Door met de kleur van het licht te spelen kun je de sfeer mysterieus, romantisch of juist hard en kil maken. Je kunt zelfs een echte lichtshow laten organiseren.
Decoratie
Ook de decoratie van de feestzaal kan sfeerbepalend zijn. Wanneer je een themafeest organiseert zal het bedenken van een passende aankleding niet zo moeilijk zijn. Maar ook bij een feest zonder thema kan de aankleding de stemming bepalen. Kies bijvoorbeeld voor warme kleuren voor een intieme sfeer. Of zorg voor licht om te bevorderen dat mensen elkaar ontmoeten en het gesprek met elkaar aangaan.
Houd bij het aanbrengen van decoratie steeds de veiligheid in het oog. De decoratie moet brandwerend zijn en op een veilige manier zijn opgehangen. Zorg ervoor dat er voldoende brandblussers zijn, dat de noodverlichting en de aanduiding van de nooduitgangen zichtbaar is, en dat niets de nooduitgangen blokkeert. Kabels mogen nooit los over de grond slingeren. Plak ze vast en leg er een mat overheen. Vanzelfsprekend mag je binnen geen vuur of vuurwerk ontsteken. In sommige gevallen is goedkeuring van de brandweer verplicht. Informeer hier dus naar.
Benodigdheden
Met een versierde feestzaal, muziek en licht ben je er nog niet. Je hebt nog allerhande grote en kleine dingen nodig voordat het feest kan beginnen. Denk bijvoorbeeld aan partytenten, een tap, statafels en elektrische kachels. Maar ook aan glazen, borden, bestek, asbakken en afvalemmers. En vergeet de veiligheidsmiddelen als brandblussers en noodverlichting niet.
Je kunt zoveel mogelijk van deze spullen proberen te lenen bij vrienden en kennissen. Houd er rekening mee dat dit logistiek een hele klus is. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat de juiste spullen na afloop weer bij de juiste eigenaar terechtkomen? En wat betekent het als er spullen kapot gaan?
Een andere mogelijkheid is om een verhuurbedrijf in te schakelen. Zij hebben al dit soort zaken op voorraad. Voordat je met een verhuurbedrijf in zee gaat, is het verstandig om enkele offertes op te vragen. Vergelijk de prijzen en mogelijkheden. Let daarop of de prijzen inclusief of exclusief btw vermeld zijn. Bekijk ook wie het risico draagt voor het geval er spullen kapot gaan. Ga na of de spullen worden gebracht of dat je ze moet halen en brengen. Bekijk tot slot hoe lang je de feestbenodigdheden tegen de geoffreerde prijs mag houden.
Omgeving
Een feest kan heel leuk zijn voor de feestgangers, maar tegelijkertijd een bron van ergernis voor de omwonenden. Het is daarom wel zo vriendelijk om de bewoners uit de buurt in te lichten dat je van plan bent een feest te geven. Ze zullen dan al iets meer begrip hebben voor de muziek en de pratende stemmen die wellicht te horen zijn. Overweeg om de buren een telefoonnummer door te geven voor het geval ze overlast van het feest ondervinden. Hiermee zorg je ervoor dat de buren eerst de organisatie van het feest bellen en pas daarna de politie. Zorg ervoor dat na 11 uur ´s avonds het geluidsniveau omlaag gaat, óók wanneer je de buren hebt ingelicht.